Die elektronische Patientenakte ist seit Januar 2025 live – aber viele Praxen kennen ihre Pflichten noch nicht. Dieser Leitfaden erklärt die Anforderungen, den Zeitplan und wie die EPA Ihren Praxisalltag verändert.
Die elektronische Patientenakte (ePA) ist ein digitales, lebenslang geführtes Gesundheitsprotokoll für alle gesetzlich Versicherten in Deutschland. Sie wird über die Telematikinfrastruktur (TI) betrieben und ermöglicht, dass alle beteiligten Ärzte, Kliniken und Apotheken auf dieselben Patientendaten zugreifen können – mit ausdrücklicher Einwilligung des Patienten. Seit Januar 2025 erhalten alle GKV-Versicherten automatisch eine ePA (Opt-out-Prinzip).
Technisch läuft die ePA über die Telematikinfrastruktur (TI) – die sichere Datenautobahn des deutschen Gesundheitswesens. Arztpraxen benötigen einen TI-Konnektor (seit 2021 Pflicht) und ein PVS-Update, das die ePA-Komponenten integriert.
| Zeitraum | Maßnahme | Für wen? | Status |
|---|---|---|---|
| Januar 2021 | ePA 1.0 – Freiwillig nutzbar für Versicherte | Alle GKV-Versicherten | Abgeschlossen |
| Januar 2024 | E-Rezept-Pflicht für alle Vertragsärzte | Alle Vertragsärzte | Aktiv |
| Januar 2025 | ePA für alle – Opt-out-Prinzip, automatische Anlage | 74 Mio. GKV-Versicherte | Aktiv |
| 2026 | Erweiterte Einstellungspflichten, Medikationsplan-Pflicht | Alle Vertragsärzte | Jetzt |
| 2027+ | Vollintegration: EPA als Standard für alle Überweisungen, Befunde, Abrechnungen | Gesamtes Gesundheitswesen | Geplant |
Die ePA verändert konkrete Arbeitsabläufe in der Praxis. Manche Veränderungen erleichtern die Arbeit erheblich, andere erfordern neue Gewohnheiten:
Patient:innen können Laborergebnisse selbst in der ePA-App einsehen. „Sind meine Werte da?"-Anrufe entfallen weitgehend.
Überweisungen per KIM laufen in Sekunden – keine Faxprobleme, keine verlorenen Dokumente, kein Telefonieren mit der Facharztpraxis.
Patienten erhalten Rezepte digital – kein Papier mehr, keine Abholtermine. Weniger Rezeptanfragen per Telefon.
Befunde, Impfungen, Medikamentenpläne müssen aktiv in die ePA eingestellt werden – neuer Workflow, der Zeit kostet.
Team muss neue PVS-Funktionen erlernen. Patienten brauchen Unterstützung bei der ePA-App-Nutzung.
„Wie bekomme ich Zugriff auf meine ePA?" – Das kommt häufig vor und kostet MFA-Zeit. Eine FAQ auf der Website hilft.
EPA und Online-Rezeption adressieren zwei Seiten derselben Digitalisierungsmedaille: Die ePA digitalisiert die ausgehende Kommunikation (Befunde, Überweisungen, Rezepte), während die Online-Rezeption die eingehende Kommunikation strukturiert (Anfragen, Termine, Rezeptwünsche). Mehr dazu in unserem Guide zur digitalen Patientenkommunikation.
Praxen, die beides einsetzen, berichten von 85–90% weniger reaktiven Telefonaten – nur noch Notfälle und echte medizinische Fragen kommen über das Telefon an. Das ist die Vision einer effizienten, modernen Arztpraxis 2026.
Die ePA allein löst nicht das Telefon-Problem. Kombinieren Sie EPA-Einführung mit einer Online-Rezeption für maximale Entlastung:
Während die ePA ausgehende Patientendaten digitalisiert, strukturiert MediDesk alle eingehenden Anfragen digital. Gemeinsam schaffen sie die vollständig digitale Praxis.
Jetzt MediDesk testenDie ePA ist ein digitales Gesundheitsprotokoll für alle GKV-Versicherten. Seit Januar 2025 erhalten alle Versicherten automatisch eine ePA (Opt-out). Arztpraxen sind verpflichtet, Befunde, Medikationspläne und E-Rezepte über die Telematikinfrastruktur einzupflegen.
Ab 2026 sind Arztpraxen verpflichtet: eArztbriefe per KIM zu versenden, Befunde und Laborergebnisse in die ePA einzustellen, E-Rezepte über die TI auszustellen (seit 2024 bereits Pflicht) und Medikationspläne bei Polymedikation zu pflegen. Verstöße können zu KV-Honorarkürzungen führen.
Ja, durch aktiven Widerspruch (Opt-out) über die Krankenkassen-App oder einen schriftlichen Antrag. Stand 2025 haben etwa 5% der Versicherten widersprochen. Praxen müssen den Widerspruch respektieren und analoge Prozesse anbieten.
Sie sind komplementär: Die ePA digitalisiert ausgehende Kommunikation (Befunde, Rezepte, Überweisungen), die Online-Rezeption strukturiert eingehende Anfragen (Terminwünsche, Rezeptanforderungen, Fragen). Praxen mit beidem erreichen 85–90% weniger reaktive Telefonanrufe.
Die Basisinfrastruktur ist über KV-Pauschalen refinanziert. Die PVS-Integration der ePA-Komponenten ist Aufgabe der PVS-Anbieter (meist in Wartungsverträgen enthalten). Zusätzliche Kosten: KIM-Dienste (ca. 10–30€/Monat) und interner Schulungsaufwand.
Alle DSGVO-konformen Kanäle im Überblick: Online-Rezeption, KIM, Videosprechstunde und mehr.
Die ideale Ergänzung zur ePA: Alle eingehenden Anfragen strukturiert digital abwickeln.
Welche Kommunikationskanäle erlaubt sind und welche nicht – inkl. EPA-Kontext.
EPA-Compliance über alle Standorte: Wie MVZ mit zentraler Online-Rezeption die Digitalisierung meistern.