Die skalierbare Lösung für Medizinische Versorgungszentren, Kliniken und große Praxisverbünde: Multi-Standort-Management, interdisziplinäre Koordination, zentrale Steuerung – bewältigen Sie 500+ Patientenanfragen täglich
Große medizinische Einrichtungen haben besondere Herausforderungen: Mehrere Standorte, verschiedene Fachrichtungen, hohes Patientenvolumen, komplexe Team-Strukturen. Die Koordination wird schnell zum Engpass.
5 Standorte, jeder mit eigenem Kalender, eigenen Sprechzeiten – Patienten rufen beim falschen Standort an, Termine werden doppelt vergeben, Übersicht fehlt.
300-500 Anrufe täglich, alle laufen über eine Zentrale – lange Wartezeiten, genervte Patienten, gestresstes Team. "Ihre Anfrage ist uns wichtig..."
Patient braucht Kardio-Termin + EKG + Labor – muss dreimal anrufen, Termine passen nicht zusammen, Koordination ist mühsam.
Wer ist zuständig? Wer sieht welche Anfragen? Vertretungsregelungen? Urlaubsplanung? Bei großen Teams wird es schnell unübersichtlich.
Wie viele Termine pro Standort? Welche Fachrichtung ist ausgelastet? Wo sind Engpässe? Daten liegen verstreut, Auswertung ist aufwendig.
Jeder Standort macht es anders – verschiedene Formulare, verschiedene Abläufe, verschiedene Kommunikation. Patienten sind verwirrt.
Ab 3+ Standorten oder 10+ Ärzten wird manuelle Koordination ineffizient. MediDesk® bietet die nötige Struktur und Übersicht für große medizinische Einrichtungen.
Zentrale Verwaltung, dezentrale Nutzung – alle Standorte und Fachrichtungen in einem System
Patient wählt Standort & Fachrichtung
Patient sieht alle Standorte, wählt den passenden (z.B. "MVZ Berlin-Mitte"), dann Fachrichtung (Innere, Kardio, Labor etc.) – Termin wird automatisch zugeordnet
Zentrale Koordination & Zuweisung
Alle Anfragen laufen zentral ein, werden automatisch oder manuell dem richtigen Team zugewiesen. Prioritäten werden gesetzt (Notfall → dringend → Routine)
Zentrale Auswertung & Steuerung
Dashboard zeigt: Terminvolumen pro Standort, Auslastung pro Fachrichtung, Wartezeiten, Patientenzufriedenheit – datenbasierte Steuerung möglich
Telefonzentrale: Von 300-500 Anrufen auf 80-150 reduziert = 4-8 Stunden täglich gespart
Standort-Koordination: 75% weniger Aufwand durch zentrale Verwaltung
Interdisziplinäre Termine: Von 15-20 Min Koordination auf 3-5 Min
Speziell für große medizinische Einrichtungen entwickelt
Alle Standorte zentral verwalten: MVZ mit 3, 5 oder 10 Standorten – jeder Standort hat eigenen Kalender, eigene Sprechzeiten, eigenes Team, aber zentrale Übersicht. Patient wählt bei Buchung: "MVZ Berlin-Mitte", "MVZ Berlin-Spandau", "MVZ Berlin-Köpenick". Termine werden automatisch dem richtigen Standort zugeordnet. Einheitliche Formulare und Abläufe über alle Standorte. Zentrale Auswertungen: Terminvolumen, Auslastung, Wartezeiten pro Standort.
Mehrere Fachrichtungen vernetzen: Patient braucht Kardiologen + EKG + Labor + Belastungs-EKG – alles koordiniert in einer Anfrage. System schlägt passende Termine vor (z.B. "Kardio 9:00, EKG 9:30, Labor 10:00"). Fachrichtungen können Patienten intern weiterleiten: "Bitte noch Labor-Termin buchen". Behandlungspfade hinterlegen (z.B. "Bei Diabetes: erst Innere, dann Diabetologe, dann Ernährungsberatung"). Automatische Dokumenten-Weitergabe zwischen Fachbereichen.
20+ Mitarbeiter organisieren: Verschiedene Rollen (Admin, Koordinator, MFA, Arzt, Labor) mit unterschiedlichen Rechten. MFA Standort A sieht nur Anfragen von Standort A, Zentrale sieht alle Standorte. Automatische Zuweisung nach Team oder Fachrichtung. Vertretungsregelungen hinterlegen (bei Urlaub übernimmt Kollege XY). Aufgaben delegieren: "MFA bitte Überweisungen ausstellen". Lesebestätigungen: Wer hat welche Anfrage gesehen?
500-1000+ Anfragen/Tag bewältigen: System bleibt schnell und übersichtlich auch bei sehr hohem Volumen. Priorisierung nach Dringlichkeit (Notfall-Marker rot, dringend gelb, Routine grün). Warteschlangen-Management für Stoßzeiten (8-10 Uhr morgens). Automatische Lastverteilung zwischen Standorten ("Standort A voll → Standort B vorschlagen"). Auslastungs-Monitoring in Echtzeit. MVZ mit 3000+ Patienten/Woche nutzen MediDesk erfolgreich.
Datenbasierte Steuerung: Dashboard zeigt wichtige Kennzahlen: Terminvolumen pro Standort/Fachrichtung, durchschnittliche Wartezeit auf Termine, Patientenzufriedenheit (Bewertungen), Auslastung der Ärzte, Anfrage-Typen (Termine, Rezepte, Befunde), No-Show-Rate. Vergleiche zwischen Standorten ("Warum hat Standort B 20% weniger No-Shows?"). Export für weitere Analysen. Frühwarnsystem bei Überlastung ("Standort C hat 200+ offene Anfragen").
Zentral definieren, überall umsetzen: Formulare, Abläufe, Kommunikation werden zentral festgelegt und gelten für alle Standorte. "Vorsorge-Recall nach 12 Monaten" gilt überall einheitlich. Neue Fachrichtung hinzufügen → automatisch an allen Standorten verfügbar. Corporate Identity wahren: Logo, Farben, Tonalität einheitlich. Schulungsunterlagen zentral hinterlegen. Änderungen werden an allen Standorten gleichzeitig wirksam. Patienten erleben überall die gleiche Qualität.
"Ab 3+ Standorten oder 500+ Patientenanfragen täglich wird manuelle Koordination zum Engpass. MediDesk® schafft die nötige Struktur und Übersicht."
Messbare Verbesserungen bei Effizienz, Koordination und Patientenzufriedenheit
Vorher: Jeder Standort arbeitet isoliert. Keine Übersicht, wer wie ausgelastet ist. Patienten rufen beim falschen Standort an, werden weitergeleitet. Doppelbuchungen kommen vor. Keine einheitlichen Standards.
Nachher mit MediDesk®: Alle Standorte zentral in einem System. Sie sehen Auslastung aller Standorte auf einen Blick. Patienten wählen selbst den passenden Standort online. Keine Weiterleitungen mehr. Einheitliche Formulare und Abläufe überall.
Ergebnis: 75% weniger Koordinationsaufwand zwischen Standorten, keine Doppelbuchungen, zufriedenere Patienten.
Das Problem: MVZ und Kliniken haben oft 300-500 Anrufe täglich, alle über eine Zentrale. Lange Wartezeiten (5-15 Minuten), genervte Patienten, überlastetes Team. "Ihre Anfrage ist uns wichtig, bitte bleiben Sie in der Leitung..."
MediDesk®-Lösung: 70-80% der Anfragen laufen online: Termine, Befunde, Rezepte, Überweisungen. Anrufe reduzieren sich auf 80-150 täglich (nur noch Notfälle und komplexe Fälle).
Gewinn: 4-8 Stunden täglich gespart = mehr als eine Vollzeit-Stelle. Kürzere Wartezeiten, zufriedenere Patienten, entspannteres Team.
Patient braucht Kardiologen + EKG + Labor + Belastungs-EKG – vorher musste dreimal angerufen werden, Termine passten oft nicht zusammen, Patient musste mehrfach kommen.
Mit MediDesk®: Patient stellt eine Anfrage "Kardio-Check mit Labor und EKG". System schlägt koordinierte Termine vor: "Kardio 9:00, EKG 9:30, Labor 10:00 – alles an einem Vormittag". Fachbereiche können sich gegenseitig Patienten zuweisen.
Koordinationszeit von 15-20 Min auf 3-5 Min reduziert. Patienten sind zufriedener (nur einmal kommen). Bessere Behandlungsqualität durch koordinierte Diagnostik.
Die Herausforderung: Große Teams ohne klare Zuständigkeiten. "Wer bearbeitet diese Anfrage?" – "Ich dachte, das macht X?" Vertretungen im Urlaub sind unklar. Keine Transparenz, wer was macht.
MediDesk®-Lösung: Rollenbasierte Zugriffsrechte (Admin, Koordinator, MFA, Arzt). Anfragen werden automatisch dem richtigen Team zugewiesen. Vertretungsregelungen hinterlegt (bei Urlaub übernimmt Y). Aufgaben können delegiert werden. Lesebestätigungen zeigen, wer was gesehen hat.
Ergebnis: Klare Zuständigkeiten, weniger "Wer macht das?"-Fragen, reibungslose Vertretungen, höhere Produktivität.
Vorher: Keine Übersicht über Kennzahlen. Welcher Standort ist wie ausgelastet? Welche Fachrichtung hat lange Wartezeiten? Wo sind Engpässe? Daten liegen verstreut in verschiedenen Systemen.
Mit MediDesk®: Dashboard zeigt wichtige KPIs: Terminvolumen pro Standort, Wartezeiten, Auslastung, No-Show-Rate, Patientenzufriedenheit. Vergleiche zwischen Standorten möglich. Frühwarnsystem bei Überlastung.
Vorteile: Engpässe frühzeitig erkennen, Ressourcen optimal verteilen, datenbasierte Entscheidungen (z.B. "Standort B braucht mehr Personal"), bessere Planung.
Das Problem: Jeder Standort macht es anders. Verschiedene Formulare, verschiedene Abläufe, verschiedene Kommunikation. Patienten sind verwirrt ("Am anderen Standort ging das aber anders"). Schulung neuer Mitarbeiter ist aufwendig (jeder Standort hat eigene Regeln).
MediDesk®-Lösung: Formulare, Abläufe und Kommunikation werden zentral definiert und gelten überall. Neue Fachrichtung hinzufügen → an allen Standorten verfügbar. Corporate Identity einheitlich. Schulungsunterlagen zentral hinterlegt.
Ergebnis: Einheitliche Patientenerfahrung, weniger Verwirrung, einfachere Schulung, professionelles Auftreten.
"MVZ und Kliniken mit MediDesk® sparen durchschnittlich 5-10 Stunden täglich bei Koordination und Telefonverwaltung – bei gleichzeitig besserer Patientenzufriedenheit."
Reale Anwendungsfälle aus großen medizinischen Einrichtungen
Ausgangslage: Telefonzentrale mit 450+ Anrufen täglich, lange Wartezeiten (10-15 Min), viele Beschwerden. Standorte arbeiten isoliert, keine Übersicht über Auslastung. Interdisziplinäre Termine schwer zu koordinieren (Patient muss mehrfach anrufen).
Ergebnis nach 4 Monaten: Anrufe reduziert auf 120-150 täglich (73% Reduktion). Telefonwartezeiten von 10-15 Min auf 2-3 Min. 76% der Termine werden online gebucht. Interdisziplinäre Koordination läuft automatisch (Kardio + EKG + Labor an einem Tag). Patientenzufriedenheit: 3,8 → 4,6 Sterne. Team-Entlastung: ca. 6-8 Stunden täglich. Zentrale Auswertungen zeigen: Standort C ist überlastet → Personal wird umverteilt.
Besonderheit: Sehr hohes Patientenvolumen (600-800 Anfragen täglich), 8 verschiedene Fachrichtungen (Innere, Kardio, Neuro, Orthopädie, Chirurgie, Dermatologie, HNO, Urologie), komplexe Notfall-Triage nötig.
MediDesk-Lösung: Intelligente Priorisierung (Notfall rot → sofort, dringend gelb → innerhalb 24h, Routine grün → nächster freier Termin). Automatische Lastverteilung zwischen Fachrichtungen. Warteschlangen-Management für Stoßzeiten (8-10 Uhr morgens).
Ergebnis: System bewältigt problemlos 600-800 Anfragen/Tag ohne Performance-Probleme. Notfälle werden 90% schneller identifiziert (rote Markierung sofort sichtbar). Interdisziplinäre Fälle (z.B. Polytrauma: Chirurgie + Orthopädie + Radiologie) werden koordiniert behandelt. Team kann sich auf medizinische Arbeit konzentrieren statt Telefonie.
Herausforderung: 3 Standorte (Berlin, Potsdam, Brandenburg), jeder mit eigenem Kalender. Patienten oft verwirrt ("Bei welchem Standort war ich letztes Mal?"). Keine einheitlichen Standards zwischen Standorten. Vertretungen im Urlaub chaotisch.
MediDesk-Lösung: Zentrale Verwaltung aller 3 Standorte. Patient wählt bevorzugten Standort, sieht aber auch freie Termine an anderen Standorten ("In Berlin erst in 2 Wochen, aber in Potsdam morgen um 10 Uhr"). Einheitliche Formulare und Abläufe. Vertretungsregelungen hinterlegt.
Ergebnis: 75% weniger Koordinationsaufwand zwischen Standorten. Patienten finden schneller Termine (standortübergreifende Suche). Einheitliche Qualität an allen Standorten. Vertretungen laufen reibungslos. Höhere Auslastung (freie Kapazitäten werden optimal genutzt).
Lassen Sie uns gemeinsam analysieren, wie MediDesk® Ihre spezifische Struktur optimal abbilden kann – mit persönlicher Beratung und maßgeschneidertem Konzept