Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
- Definition: Digitales Anfrage-Management-System für Patientenanliegen über die Praxis-Website
- Anbieter: Doctolib, 321 MED, MediDesk, CGM, samedi, arzt-direkt u.a.
- Kosten: 50-400€/Monat je nach Anbieter und Funktionsumfang
- Wirkung: Reduziert Telefonanrufe um 30-70% laut Praxisberichten
- Voraussetzung: DSGVO-Konformität mit EU-Hosting zwingend erforderlich
1. Was ist eine Online-Rezeption?
Eine Online-Rezeption (auch: digitale Rezeption, Online-Empfang) ist ein webbasiertes Kommunikations- und Anfrage-Management-System für medizinische Einrichtungen. Sie ermöglicht es Patienten, Anliegen strukturiert über die Praxis-Website einzureichen – rund um die Uhr, ohne anzurufen.
Definition nach Fachliteratur
"Eine Online-Rezeption ist ein digitaler Kommunikations- und Organisationskanal einer Arztpraxis, der den Empfang weitgehend automatisiert. Sie verbindet Website, Terminverwaltung und Patientenkommunikation in einer Web-Anwendung. Als intelligentes Anfrage-System organisiert sie alle Anliegen – vom Terminwunsch bis zum Befundversand – strukturiert in einem zentralen Kanal."
Quelle: Management & KrankenhausAbgrenzung zu anderen Lösungen
Die Online-Rezeption ist nicht zu verwechseln mit:
- Online-Terminbuchung: Beschränkt sich auf Terminvereinbarung (z.B. Doctolib, Jameda)
- KI-Telefonassistent: Nimmt Anrufe entgegen, reduziert sie aber nicht proaktiv (z.B. Aaron.ai, VITAS)
- Patientenportal: Umfassendere Lösung mit Login, oft Teil des PVS
- Telemedizin-Plattform: Fokus auf Videosprechstunden (z.B. TeleClinic)
Die Online-Rezeption kombiniert mehrere Funktionen: Terminanfragen, Rezeptbestellungen, AU-Anfragen, Befundanfragen und strukturierte Patientenfragen – alles über einen zentralen Kanal.
Warum ist das Thema relevant?
Mehrere Entwicklungen treiben die Nachfrage:
- Patientenerwartung: Laut BITKOM-Studie 2024 erwarten 75% der Deutschen, dass Arztpraxen Online-Terminbuchung anbieten. 27% wählen ihre Praxis gezielt nach diesem Kriterium.
- Telefonstress: Eine PKV-Institut-Studie zeigt: 75% der MFAs nennen das dauerklingelnde Telefon als größten Stressfaktor.
- Personalmangel: Laut KBV-Personalerhebung berichten 83% der Ärzte von Schwierigkeiten, MFAs zu finden.
- Digitalisierungsdruck: ePA-Pflicht, E-Rezept und weitere Anforderungen erhöhen den Verwaltungsaufwand.
2. Anbieter für Online-Rezeptionen im Vergleich (2026)
Der Markt für Online-Rezeptionen in Deutschland ist fragmentiert. Hier ein Überblick der wichtigsten Anbieter:
| Anbieter | Schwerpunkt | Preis ab | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| Doctolib | Online-Terminbuchung + Telefonassistent | ca. 139€/Monat | Marktführer, große Patientenreichweite |
| 321 MED | Online-Rezeption + KI-Telefon | ca. 99€/Monat | Umfassende Lösung mit KI-Integration |
| MediDesk® | Strukturierte Patientenanfragen | 119€/Monat | Fokus auf vollständige Anfragen, 48h Setup |
| CGM ONE | PVS-integrierte Lösung | Auf Anfrage | Tiefe Integration in CGM-Systeme |
| samedi | Terminmanagement für größere Einrichtungen | ca. 200€/Monat | Skalierbar für MVZ und Kliniken |
| arzt-direkt | Online-Praxis-Services | ca. 50€/Monat | Einstiegslösung, E-Rezept-Integration |
| Idana | Digitale Anamnese + Self-Check-in | ca. 100€/Monat | Fokus auf Patientenaufnahme vor Ort |
| medflex | Sichere Arzt-Patienten-Kommunikation | Kostenlos (Basis) | Messenger-Alternative, datenschutzkonform |
Stand: Januar 2026. Preise können variieren. Bitte direkt beim Anbieter anfragen.
Worauf bei der Anbieterauswahl achten?
Muss-Kriterien
- DSGVO-Konformität mit EU-Hosting
- TLS-Verschlüsselung
- AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag)
- Kompatibilität mit Ihrer Website
Soll-Kriterien
- Mehrsprachigkeit (DE/EN)
- Anpassbare Formulare
- PVS-Integration möglich
- Guter Support, schnelle Einrichtung
Die Wahl hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab: Eine Hausarztpraxis hat andere Bedürfnisse als eine Radiologie oder ein MVZ mit mehreren Standorten.
3. Kosten und Preismodelle
Die Kosten für eine Online-Rezeption variieren erheblich je nach Anbieter, Funktionsumfang und Praxisgröße.
Typische Preisstrukturen
| Segment | Monatliche Kosten | Typische Anbieter | Funktionsumfang |
|---|---|---|---|
| Einstieg | 50-100€ | arzt-direkt, medflex | Basis-Funktionen, oft ohne KI |
| Standard | 100-200€ | 321 MED, MediDesk, Idana | Vollständige Online-Rezeption |
| Premium | 200-400€ | Doctolib, samedi, CGM | Erweiterte Features, Integrationen |
Zusatzkosten beachten
- Einrichtungsgebühr: 0-500€ (einmalig)
- Zusätzliche Standorte: oft 50-100€/Standort/Monat
- Premium-Support: teilweise kostenpflichtig
- Individuelle Anpassungen: nach Aufwand
Return on Investment (ROI)
Laut Anbieterangaben und Praxisberichten amortisiert sich eine Online-Rezeption durch:
Beispielrechnung für eine Hausarztpraxis
- Annahme: 100 Anrufe/Tag, davon 40% Routineanfragen (Termine, Rezepte)
- Einsparung: 30% weniger Anrufe = 30 Anrufe × 3 Min. = 90 Min./Tag
- Personalkosten MFA: ca. 25€/Stunde (inkl. Arbeitgeberkosten, Quelle: Destatis)
- Monatliche Einsparung: 1,5h × 20 Arbeitstage × 25€ = 750€
- Kosten Online-Rezeption: ca. 100-200€/Monat
- Ergebnis: Positiver ROI ab dem ersten Monat möglich
Weitere Einsparungen entstehen durch weniger Burnout und Fluktuation, weniger verpasste Anrufe und höhere Patientenzufriedenheit.
4. Kernfunktionen einer Online-Rezeption
Eine vollständige Online-Rezeption umfasst typischerweise folgende Module:
Terminmanagement
- Online-Terminanfragen
- Termine verschieben/absagen
- Automatische Bestätigungen
- Erinnerungen (SMS/E-Mail)
Rezeptanfragen
- Folgerezepte bestellen
- Medikamentenauswahl
- Dosierungsangaben
- Abholbenachrichtigung
AU-Anfragen
- Krankmeldung anfragen
- Symptomabfrage
- Verlängerungen
- eAU-Anbindung
Befundanfragen
- Laborergebnisse anfragen
- Arztbriefe anfordern
- Bildgebung (Radiologie)
- Sichere Übermittlung
Überweisungen
- Facharzt-Überweisungen
- Verordnungen (Physio, Ergo)
- Strukturierte Anfrage
- Abholbenachrichtigung
Allgemeine Anfragen
- Strukturierte Fragen
- Rückrufbitten
- Kontaktformular
- Kategorisierung
Was macht eine gute Online-Rezeption aus?
- Strukturierte Formulare: Geführte Eingabe statt Freitext-Chaos
- Vollständige Angaben: Alle nötigen Infos werden abgefragt (Name, Geb.-Datum, Anliegen)
- 24/7 Verfügbarkeit: Patienten können jederzeit Anfragen stellen
- Priorisierung: Dringende Anfragen werden erkannt und sortiert
- Antwortfunktion: Praxis kann direkt aus dem System antworten
5. Vorteile und Studienlage
Vorteile für das Praxisteam
- 30-70% weniger Telefonanrufe (Anbieterangaben und Praxisberichte)
- Vollständige Anfragen – kein Nachtelefonieren wegen fehlender Infos
- Strukturierte Bearbeitung – Anfragen sortiert und priorisiert
- Weniger Telefonstress – Bearbeitung in Ruhe möglich
- Bessere Dokumentation – alle Anfragen protokolliert
Studienlage: MFA-Stress und Telefon
Die PKV-Institut-Studie unter 900 MFAs ergab: 75% nennen das dauerklingelnde Telefon als größten Stressfaktor – vor Personalmangel und schwierigen Patienten. Drei von vier MFAs stehen unter hohem Stress, das Burnout-Risiko ist überdurchschnittlich.
Quelle: PKV Institut - MFA-Umfrage zu Stress und BurnoutVorteile für Patienten
- 24/7 erreichbar – Anfragen auch außerhalb der Sprechzeiten
- Keine Warteschleife – direkte Anfrage in 2-3 Minuten
- Transparenz – Bestätigung, dass Anfrage angekommen ist
- Sprachbarrieren überwinden – mehrsprachige Formulare möglich
Patientenakzeptanz
- BITKOM-Studie 2024: 75% der Deutschen erwarten Online-Terminbuchung
- samedi/Splendid Research: 73% würden Termine gerne online buchen
- Telekom Healthcare-Studie: 49% der Patienten akzeptieren bereits KI-Chatbots für Praxisanfragen
6. Online-Rezeption vs. Alternativen
Neben der Online-Rezeption gibt es weitere Lösungen zur Telefonentlastung:
| Kriterium | Online-Rezeption | KI-Telefonassistent | Callcenter/Telefonservice |
|---|---|---|---|
| Prinzip | Patienten stellen Anfragen schriftlich online | KI nimmt Anrufe entgegen, transkribiert | Echte Mitarbeiter nehmen Anrufe an |
| Beispiel-Anbieter | MediDesk, 321 MED, CGM | Aaron.ai (Doctolib), VITAS | Mobile Office, Telefonservice-Anbieter |
| Reduziert Anrufe proaktiv? | Ja (30-70%) | Nein (nimmt nur an) | Nein (nimmt nur an) |
| Verfügbarkeit | 24/7 | 24/7 | Begrenzte Zeiten |
| Vollständigkeit der Anfragen | Hoch (strukturierte Formulare) | Mittel (Transkription) | Variabel |
| Kosten/Monat | 50-400€ | 100-500€ | 500-2000€+ |
Wichtiger Unterschied
Eine Online-Rezeption reduziert Anrufe proaktiv, weil Patienten ihre Anliegen direkt online erledigen. Ein KI-Telefonassistent nimmt die Anrufe an, die trotzdem kommen – er reduziert sie nicht. Beide Lösungen können sich sinnvoll ergänzen.
7. DSGVO und rechtliche Anforderungen
Bei Patientendaten gelten höchste Datenschutzanforderungen. Nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO sind Gesundheitsdaten besonders geschützte Daten.
Anforderungen an eine DSGVO-konforme Online-Rezeption
Server ausschließlich in der EU. Keine Datenübertragung in Drittländer (USA, etc.).
Alle Daten verschlüsselt übertragen. Mindestens TLS 1.2.
Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter abschließen.
Technische und organisatorische Maßnahmen des Anbieters.
Rollenbasierte Berechtigungen für Praxismitarbeiter.
Protokollierung aller Zugriffe für Revisionssicherheit.
Wichtig: WhatsApp & unverschlüsselte E-Mail sind tabu!
Die Bundesärztekammer und KBV raten ausdrücklich von WhatsApp für die Patientenkommunikation ab. Auch unverschlüsselte E-Mails mit Patientendaten sind problematisch.
8. Lösungen nach Fachrichtung
Die Anforderungen an eine Online-Rezeption unterscheiden sich je nach Fachrichtung:
Allgemeinmedizin / Hausarzt
Hohe Anruffrequenz, viele Routineanfragen (AU, Rezepte, Überweisungen). Online-Rezeption besonders effektiv.
Orthopädie
Terminanfragen, Befundabfragen, Verordnungen für Physiotherapie. Strukturierte Anfragen hilfreich.
Radiologie
Befundanfragen, Bildweitergabe, Terminkoordination mit Zuweisern.
Gynäkologie
Vorsorge-Termine, Rezeptanfragen (Pille), Schwangerschaftsbetreuung.
Dermatologie
Fotoupload für Befunde, Terminanfragen für Hautkrebsscreening.
Physiotherapie / Reha
Terminserien, Verordnungsanfragen, Therapieplanung.
Psychotherapie
Diskretion besonders wichtig, Erstanfragen strukturiert erfassen.
MVZ & Kliniken
Mehrere Standorte, verschiedene Fachrichtungen, skalierbare Lösung nötig.
Weitere Fachrichtungen: Innere Medizin | Kardiologie | Neurologie | Pädiatrie | Onkologie | Zahnmedizin | Chirurgische OP-Zentren
9. Implementierung Schritt für Schritt
Die Einführung einer Online-Rezeption ist bei den meisten Anbietern in wenigen Tagen möglich:
Anforderungen definieren
Welche Anfragen sollen digital abgebildet werden? Welche Fachrichtung? Wie viele Ärzte/Standorte?
Anbieter vergleichen
DSGVO-Konformität, Funktionsumfang, Kosten, Support. Demos anfordern.
Formulare konfigurieren
Anpassung an Ihre Praxisabläufe. Was soll abgefragt werden?
Website-Integration
JavaScript-Snippet einbinden. Funktioniert mit WordPress, Typo3, Wix, HTML etc. Dauer: 5-15 Minuten.
Team schulen
Kurze Einweisung für MFAs: Wie werden Anfragen bearbeitet und beantwortet?
Patienten informieren
Aushänge in der Praxis, Website-Banner, Hinweis bei Terminerinnerung, AB-Ansage.
Typische Implementierungsdauer
Je nach Anbieter und Komplexität: 1-7 Tage. Einige Anbieter wie MediDesk werben mit 48-Stunden-Setup. IT-Aufwand in der Praxis ist meist minimal (nur Snippet einbinden).
10. Häufige Fragen (FAQ)
Eine Online-Rezeption ist ein digitales Anfrage-Management-System, das Patientenanfragen (Termine, Rezepte, AU-Bescheinigungen, Befunde) strukturiert über die Praxis-Website entgegennimmt. Sie ist rund um die Uhr verfügbar und reduziert Telefonanrufe um 30-70%.
Die wichtigsten Anbieter in Deutschland sind: Doctolib (Marktführer), 321 MED, MediDesk, CGM, samedi und arzt-direkt. Die Kosten liegen zwischen 50-400€ monatlich.
Die monatlichen Kosten variieren: Einstiegslösungen ab ca. 50-100€/Monat, mittleres Segment 100-200€/Monat, umfassende Lösungen 200-400€/Monat. Die Investition amortisiert sich meist innerhalb weniger Monate.
Eine Online-Rezeption kann DSGVO-konform sein, wenn: EU-Hosting, TLS-Verschlüsselung, AVV nach Art. 28 DSGVO und dokumentierte TOMs vorhanden sind. Patientendaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt.
Eine Online-Rezeption nimmt Anfragen proaktiv schriftlich über die Website entgegen und reduziert dadurch Anrufe um 30-70%. Ein KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe entgegen und transkribiert sie – reduziert Anrufe aber nicht aktiv. Beide können sich ergänzen.
Nein, die Online-Rezeption ergänzt das Telefon. Erfahrungsgemäß reduziert sie Anrufe um 30-70% – vor allem Routineanfragen wie Termine, Rezepte, AU. Patienten, die lieber anrufen (z.B. ältere Patienten), können das weiterhin tun.
Ja, moderne Online-Rezeptionen werden als JavaScript-Widget eingebunden und funktionieren auf allen gängigen Systemen: WordPress (Elementor, Divi, Gutenberg), Typo3, Wix, Webflow, Jimdo, HTML/PHP-Seiten. Die Integration dauert typischerweise 5-15 Minuten.
Die Nutzung hängt von der Gestaltung ab. Gute Online-Rezeptionen sind einfach und intuitiv gestaltet mit geführten Formularen. Wichtig: Die Online-Rezeption ist ein zusätzliches Angebot – Patienten, die lieber anrufen, können das weiterhin tun.
Fazit: Für wen lohnt sich eine Online-Rezeption?
Eine Online-Rezeption lohnt sich besonders für Praxen, die:
- Unter hohem Telefonaufkommen leiden (80+ Anrufe/Tag)
- Telefonstress und MFA-Überlastung reduzieren möchten
- Vom Personalmangel betroffen sind (laut KBV: 83% der Praxen)
- Patientenservice verbessern wollen (24/7-Erreichbarkeit)
- Routineanfragen effizienter abwickeln möchten
Die Kosten von 50-400€/Monat amortisieren sich bei den meisten Praxen durch eingesparte Telefonzeit innerhalb weniger Monate.
Empfehlung: Fordern Sie Demos bei 2-3 Anbietern an und vergleichen Sie DSGVO-Konformität, Funktionsumfang und Kosten für Ihre spezifische Situation.
Über MediDesk®
Dieser Artikel wurde von MediDesk® erstellt – einem Anbieter für Online-Rezeptionen mit Fokus auf strukturierte Patientenanfragen, DSGVO-Konformität (EU-Hosting) und schnelle Implementierung (48h). Wir haben versucht, einen objektiven Überblick über den Markt zu geben. Für eine unverbindliche Demo oder Beratung: